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关于《婚姻登记档案管理办法》的解读

发布时间:2014-12-01    来源:    字体显示:   默认   阅读:

关于《婚姻登记档案管理办法》的解读

 一、遵循的原则

  一是严格按照《档案法》、《档案法实施办法》、《婚姻法》、《婚姻登记条例》等上位法的规定,确立婚姻登记档案管理的原则、体制、工作职责和文件材料的归档范围、整理方法以及档案的移交、保管利用、鉴定销毁等规定。二是正确处理现实性与前瞻性的关系。在四类婚姻登记档案的归档材料中,都有一条“其他有关材料”,主要考虑随着时间的推移和情况的变化,还可能产生一些新的归档材料,为以后新增加的材料留个接口。例如,目前婚检问题已成为社会关注的热点问题,今后有关法律可能对婚检做出明确规定,届时结婚登记材料就应增加婚检材料。三是整理方法的规定尽量作到简化整理、便于操作。根据婚姻登记档案的特点,在整理方法上综合了传统的“文书立卷”与“以件为单位整理”两种方法的优点,简化整理程序,加盖“归档章”,不装卷皮,不写卷内目录。

  二、主要内容解读

  《办法》共18条,对立法目的、依据、婚姻登记档案的定义、分类、工作职责、管理体制、婚姻登记材料的归档范围、整理方法、归档要求、婚姻登记档案的移交、保管、利用、鉴定销毁等,均作了明确规定。对有关争议问题,作了以下处理:

  1、全宗归属及档案移交。

  乡(镇)人民政府办理婚姻登记形成的档案应交乡(镇)档案部门集中管理。这既符合我国档案工作“统一领导,分级管理”的原则,又符合档案按“全宗”整理的原则。一个机关的全部档案为一个“全宗”,应由机关档案部门集中统一管理,不得分散。因此,乡(镇)人民政府形成的婚姻登记档案应归入乡(镇)政府档案全宗,它是机关档案全宗里的一个门类,应与机关其他档案一道实行集中统一管理。这样也方便当地群众查阅档案。

  县级以上地方民政部门婚姻登记档案也应按集中统一管理原则实行分级管理并按规定移交同级国家档案馆。考虑到民政部门利用档案的需要及其所能达到的保管档案的能力不同,不便对婚姻登记档案在民政部门保管的时间作具体规定,只规定婚姻登记档案一般在民政部门保管一定时期后向同级国家档案馆移交,具体移交时间由双方商定。

  2、婚姻登记档案的分类。

  将分类原则定为:按年度、婚姻登记性质两个层次划分。其中按婚姻登记性质分为结婚登记类、离婚登记类、补发婚姻登记证类、撤销婚姻类。

  根据《婚姻登记条例》第十六条规定,婚姻登记机关收到人民法院宣告婚姻无效或者撤销婚姻的判决书副本后,应将其归入当事人的婚姻登记档案,从方便档案整理和利用两方面考虑,规定人民法院宣告婚姻无效或者撤销婚姻的判决书副本按年度归入撤销婚姻类。因为宣告婚姻无效或者撤销婚姻是对原结婚事实的否定,所以特别强调要在当事人原结婚登记档案的《结婚登记审查处理表》中备注有关情况。

  3、婚姻登记文件材料的归档范围。

  婚姻登记文件材料的归档范围,严格按《婚姻登记条例》所规定的各种登记应提交的证件和证明材料的内容确定。有原件的归原件,归原件不便的则归复印件。

  关于“当事人的身份证件”和“香港居民、澳门居民、台湾居民、华侨以及外国人的证明材料”,《婚姻登记条例》第五条已有明确规定,本办法就简而言之。《婚姻登记条例》没有涉及军人的婚姻登记,部队又自成体系,所以没必要对部队政治机关出具的证明材料做出规定。为了方便整理,我们在确定归档范围的同时,明确了卷内文件的排列顺序。

  4、立卷原则与整理方法。

  根据婚姻登记文件材料的特点和各地实际工作情况,按照便于保管和利用的原则,确定了结婚登记类、撤销婚姻类、离婚登记类和补发婚姻登记证类材料,分别将一对婚姻当事人的材料组成一卷。在整理方法上,综合了文书档案“立卷”与“以件为单元整理”的优点,形成了婚姻登记档案独特的整理方法:一对当事人材料立一卷,没有传统意义上的卷皮和卷内目录,而是在每卷第一页加盖归档章。既简化了整理工作,又符合婚姻登记档案的特点。

  5、保管期限。

  婚姻登记档案的保管期限定为100年,主要考虑到绝大多数人的寿命不超过100岁,少数人100岁以上,最多是120岁,《婚姻法》规定男方22岁女方20岁才可以结婚,其婚姻登记档案保存100年,足以满足子孙三代人的需要。为慎重起见,本办法对婚姻登记档案的销毁做出了规定,销毁前要鉴定,对有继续保存价值的档案要延长保管期限。

  6、档案利用是否收费。

  查档收费属于行政行为,必须有法可依,否则不能在办法中对此做出收费设置。故《办法》未列收费的规定。档案形成单位查阅本机关的档案,相关国家档案馆应无偿提供服务,这已有明文规定,因此办法不再重复。

  7、档案管理体制及档案人员。

  考虑到各地的实际情况,根据档案工作的基本原则,《办法》只对婚姻登记档案的管理体制进行了规定,对婚姻登记机关档案工作的基本职责作了原则规定,不对机构、人员提具体要求。

  8、档案利用的规定。

  利用婚姻登记档案,涉及当事人的合法权益保护问题,因此,办法规定婚姻登记档案保管部门应当建立档案利用制度,确定审批程序。婚姻登记档案一般仅供婚姻登记机关和婚姻当事人使用;司法机关、律师及其他诉讼代理人为了确认当事人的婚姻关系,持合法证明可以查阅;其它单位、组织或个人因特殊原因需要查阅婚姻登记档案,须经档案保管部门主管领导批准,并严格履行查阅手续;婚姻登记档案一律不外借;利用者不得损毁婚姻登记档案,不得随意公开婚姻登记档案的内容。

  9、经费。

  由于婚姻登记档案数量较大,而且大部分在基层保管,档案整理、保管所需费用应有保障,民政部经与财政部预算司沟通,档案管理属于行政行为,所需经费本应纳入预算,故在办法中没有规定此类条款。

相关链接

  • 中华人民共和国婚姻法
  • 婚姻登记工作暂行规范
  • 婚姻登记条例
  • 婚姻登记档案管理办法
  • 最高人民法院副院长黄松有就《婚姻法》司法解释(二)答问